安徽省老年基金会财务管理制度
(二〇一七年十二月二十日)
为规范省老年基金会的财务工作,加强财务管理,建立健全基金会的财务核算制度,使财务管理规范化、制度化,确保财务会计信息的真实、完整,根据《中华人民共和国会计法》、《基金会管理条例》及《民间非营利组织会计制度》等法律法规和本会章程,制定本制度。
一、总则
第一条 健全财务管理制度,要按规范化、程序化要求,严格执行财务审批权限和审批程序的规定。对违反本基金会财务会计制度的开支,财会人员有权拒付。
第二条 本会财务管理的基本原则是:执行国家有关法律、法规和财务制度,坚持严格管理和正确运用捐赠资金和物资,在保证安全的前提下进行资金理财增值,支持老龄公益事业发展和基金会工作机构的正常运转。
第三条 本会财务管理范围,包括接受捐赠的资金、实物、基金增值、各种合法收入。
第四条 本基金会的财产及其他收入受国家法律保护,任何单位及个人不得侵占、私分和挪用。
二、财务会计核算制度
第五条 本基金会是独立会计单位。执行《民间非营利组织会计制度》,依法进行会计核算,建立健全内部会计监督制度,保证会计资料、会计信息合法、真实、准确、完整。
第六条 根据目前业务需要,本会会计暂时实行委托代账制。基金财务在秘书长领导下,负责监督指导基金会的会计核算及财务管理工作。
第七条 基金会每年拟订年度资金的募集、使用,经费收支预算,经理事会审定。
第八条 资金使用、行政费用开支,由办公室主任申报,会计审核,财务负责人复核,理事长“一支笔”审批制度。
第九条 资金募集和使用必须严格遵循“收支两条线”原则。即:募集的资金统一进入基金会财务账户,项目捐赠支出与项目相关的行政开支,根据审核后的预算或计划执行。
第十条 任何单位和个人不得侵占、私分、挪用基金会的财产和收入。
第十一条 本会必须按《民间非营利组织会计制度》设置总分类账和明细分类账等主要账册,以及各种必要辅助性账簿(包括:捐赠实物账、无账面价值的财产备查账)。各种账簿必须根据审核无误的原始凭证、汇总记账凭证或汇总表等登记入账,做到登记及时,内容完整,数字准确,摘要清楚。要每月按时结帐,定期与出纳核对现金帐和银行存款日记帐金额,做到帐帐相符,帐物相符,帐实相符。
第十二条 本会必须按《民间非营利组织会计制度》编制资产负债表,业务活动表,现金流量表,根据基金会的需要,编制相关报表和报表说明。
第十三条 本会会计档案的管理,按《民间非营利组织会计制度》及《会计档案管理办法》相关规定严格执行,认真做好会计资料的归档工作,妥善保管会计凭证、账本和财务报表等会计档案资料。
第十四条 本会各专项基金委员会不独立核算,由基金会统一核算。
第十五条 本会财务人员要严格遵守财务纪律,依法办事,财务印章和支票按规定分别保管,各负其责,绝不允许财务人员个人做主私盖财务专用章和串盖他人名章。财务印鉴和支票不能一人保管,会计、出纳一人外出或遇特殊情况不能到岗时,可暂将本人印章或专用章交主管财务的秘书长保管。会计、出纳人员离职或工作调动必须办理交接手续。
第十六条 本会财务收支运作情况,按年编制财务报表和财务分析。向理事会、业务主管部门、社团登记管理机关报告财务状况,接受其监督和指导。
三、现金管理制度
第十七条 根据中国人民银行《现金管理条例》的规定,并按照本基金会具体情况的要求,做好现金管理。
(一)现金的管理:
1、现金由出纳员管理,出纳员为现金责任保管人。
2、遵守库存现金限额的规定,超过库存现金限额部分的现金必须在当天或次日上午解交银行,以保证现金的安全。
3、募集现金要及时送交银行,不准以收抵支,不准白条抵库、不准挪用募集款项。
4、即时登记现金日记账,现金管理做到日清月结,保证账账、账款相符。
5、发生现金长短款时,应及时报告会计查明原因,经理事长批准后方可进行账务处理。
6、支付现金时,应当从库存现金限额中支付或直接从开户银行中提取支付,不得从本会现金收入中直接支付(即坐支)。
7、会计有责任定期或不定期的对库存现金进行核对抽查。
8、不得私设“小金库”,不得账外设账,严禁收款不入账。
(二)现金使用范围:
1、支付本会人员的工资、津贴、奖金、劳务、福利、志愿者补贴费等人力支出。
2、支付本会人员出差的差旅费。
3、结算起点(5000元)以下的零星支出。
4、经理事长批准的确需支付现金的其他事项。
(三)现金借支报销:
1、工作人员因公需用现金,由借款人填写借款凭单,经秘书长签署意见,理事长审批后方能借款。
2、公事结束后及时到会计处办理现金报销 。填写报销凭单,写明金额、用途,本人签名(不得他人代签),附原始发票。
3、会计应认真审核所报销原始单据,确认其合法性和有效性。发票与报销内容不符或印章模糊不清视为无效发票,收据与往来票证不能作为报销凭证。
4、现金收付业务完成后,要在现金支出凭单和原始单据上加盖“现金收讫”、“现金付讫”戳记。
5、会计有责任对已借支现金尚未办理报销手续的经办人进行督促检查。
四、银行存款及支票管理制度
第十八条 按照中国人民银行《银行结算办法》有关规定,核算银行存款的各项收支业务。
(一)本会根据募集的资金需要设立银行账户,须经财务审核、秘书长签署意见,会长批准,不得多头开设银行账户。
(二)本会开立的所有银行账户,需按期编制银行调节表。各存款账户要求账实相符,账账相符,账单相符。
(三)本会财务会计要对基金会开立的银行账户进行检查。
(四)本会购领或签发支票必须遵守以下管理制度:
1、建立支票领用登记簿,会计购入支票、签发支票、作废支票逐一登记到支票领用簿上,支票及支票登记簿由出纳员妥善保管。
2、不准签发空头支票、远期支票,与银行预留印鉴不符的支票。支票于签发时加盖印章,不得预先在空白支票上签章。支票作废应加盖“作废”戳记,并妥善保管。
3、会计签发支票时,必须填写出票日期,支票用途,收款单位(可确定时),能确定票面金额的必须填写金额,不能确定票面金额的要填写限额。
4、会计及领取支票的工作人员,因保管不善丢失支票,应立即向银行挂失,给基金会造成经济损失的,由责任人负责赔偿。
五、应收款及预付款项的管理制度
第十九条 在应收款及预付款项中核算的专项循环资金,应遵循专款专用的原则,严格按计划或预算循环使用。
(一)为防止坏账损失,应收款及预付款项的发生,须由办公室主任提出,经秘书长审核、会长批准,监督和管理工作要落实到人员,实行经办人员负责制。
(二)为加强对应收款及预付款项的管理,财务会计人员每半年进行一次账龄分析,大额应收款及预付款项由会计进行函证。
(三)本会年末按应收款及预付款项余额,预提5‰的坏账准备金。坏账确认的标准按《民间非营利组织会计制度》有关规定办理。
(四)不得向个人借款和各种代垫款项。
六、基金募集与使用管理制度
第二十条 本会所有募集基金都要与捐助人签订捐赠协议并开具捐赠票据,明确使用方向。协议签订后交一份给财务会计备案。
第二十一条 本会接受捐助,应按照捐助款实际进入银行账户数额入账;接受的实物捐助,按照评估价入账。每一项捐助都要设立明细账户核算。
第二十二条 本会基金使用需符合基金会《章程》规定的宗旨以及与捐赠人签订捐赠协议。捐赠人有指定用途的,按照捐赠人的意愿使用,不得擅自改变用途,确需改变用途的,应事先征求捐赠人的同意。
第二十三条 本会每年年初编制年度基金使用预算,报经理事会和会长办公会通过后实施。
第二十四条 本会做到对每笔经济业务、资金收支合规合法,必须严格遵循捐赠款使用公示程序。按照有关要求向社会公布基金的募集和使用情况,接受国家有关部门、社会组织、媒体和捐助人的查询、监督和审计。
七、投资理财管理制度
第二十五条 为使基金的保值、增值,保证资金运营的收益性和安全性。必须加强基金的投资理财管理。
(一)基金会进行短期投资理财、长期投资理财必须经理事长办公会议集体研究决定。理事会会议须有三分之二以上理事出席方能召开,理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。
(二)任何人不准用基金会资金,擅自借给亲朋好友,不准以个人名义购买债券、股票或进行其他形式的投资。
(三)投资理财的合同、协议要符合法律规范。所有对外投资的合同、协议的正本统一由秘书长负责管理和保管,副本由会计保管。
八、捐赠收入及捐赠支出管理制度
第二十六条 本会开展业务活动主要接受其他单位或者个人的捐款、捐物等所取得的收入。
(一)收到捐赠所得现金或者支票,必须开具正式捐赠收据并及时缴存银行入账。
(二)收到捐赠实物,按以下办法确定价值:
(1)按捐赠协议或合同中规定的价值;
(2)按此物品市场定价或同类物品的现在市场价值;
(3)按物品的可变现价值;
(4)按法定机构的评估价值。
(三)捐赠收入和捐赠支出必须严格遵守“收支两条线”的原则,不得私自挪用捐赠款项和物品、也不得巧立名目改变捐赠款项和物品用途。
(四)凡收到捐赠物品必须按捐赠物品管理制度进行管理。
(五)严格履行捐赠基金使用的审批手续,对捐赠基金使用要按项目预算实行专款专用,需要支付费用时,应在取得合法凭据后,由办公室主任提报,经秘书长审核、会长同意方能支付。
(六)本会日常的开支费用,在利息收入和投资收益中开支,不得使用捐赠款项,不超过当年捐赠数额10% 。
九、捐赠物品管理制度
第二十七条 为保证捐赠物品的安全、完整,并能及时反映库存信息,捐赠物品管理要有专人管理(根据实际情况也可指定专人兼职管理)。建立捐赠物品登记台账、捐赠物品的收入、支出、库存情况要及时详细进行登记。
(一)捐赠物品入库:捐赠物品入库要履行验收手续,开具入库单;
(二)捐赠物品出库,由管理员开具出库单。
(三)定期要对捐赠物品进行盘点,捐赠物品盈亏情况,要及时填制报告单,经办公室主任、秘书长审核,理事长批准后进行账务处理。
(四)因假公济私、违法行为使捐赠物品丢失、毁损、短缺,给基金会造成经济损失除照价赔偿外,还要依法追究刑事责任。
十、低值易耗品管理制度
第二十八条 低值易耗品购入:项目需要低值易耗品应纳入项目预算,按预算进行审批和实施。项目以外购置低值易耗品,应由使用人事先申报购置计划,经办公室主任同意,秘书长签署意见,报会长批准后方可购进。
(一)凡单位价值在100元以上1000元以下的物品,使用年限一年以下的,均按低值易耗品核算及管理。
(二)低值易耗品使用,要建立实物负责制度,由专人(或兼职人员)负责管理实物,建立实物保管账。明确使用部门及责任人。因使用不当造成低值易耗品丢失、毁损应由责任人负责赔偿。
(三)丢失、毁损低值易耗品要由实物负责人填具报告单,办公室主任审查,经秘书长核实,由理事长审批后,及时注销低值易耗品实物保管账。
(四)每年年底要对低值易耗品进行清点盘查,采用一次性摊销法,做到账实相符,账账相符。
(五)无账面价值的低值易耗品应建立备查登记簿进行管理。
十一、 票据管理制度
第二十九条 规范票据的传递和保管,控制票据的有效使用。
(一)专用收据管理:会计统一购置专用收据,所购收据必须连号登记。使用专用收据由会计开具,专用收据存根按会计档案规定保管,不得随意销毁。
(二)专用收据在开具或领用时加盖基金会财务印章,不得预先将所有购入的专用收据都盖好印章。
(三)专用收据使用人和使用部门,必须妥善保管,因保管不善造成专用收据丢失,给基金会造成经济损失的,由责任人负责赔偿。
(四)专用收据在收到捐赠现金或者实物时开具,不得任意转交他人使用。利用专用收据,弄虚作假,给基金会造成损失的,由责任人负责赔偿,构成犯罪的依法追究刑事责任。
十二、固定资产管理制度
第三十条 加强对固定资产的管理,真实、完整地反映固定资产的相关信息,作为固定资产核算的依据。
(一)固定资产要有专人保管并建立实物登记簿。
(二)固定资产增减变动要及时进行账务处理。
(三)固定资产残值率5%,采用直线法按月计提折旧。
(四)固定资产购置、清理、报废,需经办公室主任提出,秘书长审核,由理事长审批。
(五)固定资产标准:一般设备单位价值1000元以上,专用设备单位价值1500元以上,使用年限一年以上的财产作为固定资产管理。
1、本会日常购入固定资产,事先由办公室主任提报购置计划,由秘书长审核,报理事长审批。
2、固定资产要确定专人保管,并建立实物保管账。登记固定资产实物保管账,注明购入时间、使用部门、使用责任人。
3、每年年底要对固定资产进行清点盘查,作到账实相符。调出、丢失、毁损固定资产,应由实物保管人填具报告单,办公室主任核实,报秘书长审核,理事长审批后,及时注销固定资产实物保管账。如果属于保管责任使用不当使固定资产丢失,毁损应由责任人按重置价格赔偿。
4、接受捐赠和无偿调入的固定资产,按照同类固定资产的市场价格或者有关凭证记账,接受捐赠固定资产时发生的相关费用应计入固定资产价值。
十三、业务招待费管理制度
第三十一条 业务招待费是为业务经营的需要而支付的成本,为规范招待费开支行为,保证业务招待费的合理使用,提高效能,增加透明度,要严格控制招待费的支出。
(一)业务招待费支出前,应由办公室主任报告会长或授权的秘书长同意。
(二)招待往来单位人员,相关招待费用标准如下:
1、招待标准不高于政府规定的标准。
2、招待工作餐饮用当地酒,不上香烟。如以业务单位为名,假公济私,弄虚作假者,按餐费2倍处以罚款。
3、业务招待费用,均以符合财务要求的税务发票做为报销单据。
十四、差旅费管理制度
第三十二条 为了保证出差人员工作和生活的需要,使各项管理形式规范化和制度化,规定差旅费的各项标准,报销程序等,仅适用于本会人员差旅费报销管理。
(一)差旅费借支:
1、工作人员因公出差,需填写《差旅费借款单》,经会长批准后方可办理差旅费借支手续。
2、差旅费借款单做为财务记账的原始单据,工作人员报销差旅费时,作为报销单据附件。
(二)确定差旅费标准:
工作人员出差参照《安徽省省直机关差旅费管理办法》规定执行;
(三)差旅费报销的期限:
1、工作人员出差返回后五天内,必须办理报销手续。
2、前一次出差借支的差旅费尚未办清报销手续的,不准再借支。
十五、工作人员工资、福利、奖励管理制度
第三十三条 遵照国家有关劳动人事管理政策和本会其他有关规章制度,
(一)基金会人员工资福利及行政办公支出不超过当年总支出的10%。
(二)基金会工作人员以爱心义务服务为主,并给以适当的交通、通讯、劳务等补贴。
十六、审计
第三十四条 本会财务工作接受国家有关部门审计。
第三十五条 每年主动聘请具有国家规定审计资格的审计机构进行外部审计。
第三十六条 审计结果向主管部门呈报并向社会公布。
十七、附则
第三十七条 本制度由基金会理事长办公会负责解释。
第三十八条 本制度自理事长办公会议通过之日起执行。
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